勤怠システムの導入で月20時間の業務削減と人員削減
“難しい補助金申請のサポート”で難なく補助金活用
導入効果
導入前の背景や課題
アナログ作業をICT化
元々、勤怠管理は判子を用いて、昔ながらのやり方で行っていました。また、勤怠給与の計算には職員3名で2週間という、膨大な時間を割いていましたので、業務効率化のためにICT化を検討するに至りました。
また、前述した内容と併せて、厚労省から“勤怠の電磁的記録を残してほしい”という連絡があったことも、クロノスPerformance（以下勤怠システム）の導入を決めた理由の一つです。
当初別のシステムを導入しておりましたが、少々使いづらく、また、システムの入れ替えを行うにしても、費用が高いものが多い為、なかなか導入に踏み切れずにいました。
導入の決め手
補助金申請の手厚いサポートに惹かれて
多くの業者さんから勤怠システムの提案をされていた中で、補助金を活用したシステムの導入を提案してくれたのが、日興テクノスさんでした。
補助金申請について、以前挑戦したものの申請が難しく、一度諦めたことがあったのですが、申請のサポートも行っていると聞き、更に興味を持ちました。
また、日興テクノスさんの担当営業の方から、システムだけでなく補助金についての説明もしていただき、実際に補助金申請の際には、担当営業の方からの手厚いサポートと、日興テクノスさんを介して社労士の力添えがあったことで、難なく申請を進めることができました。
ポイント
信頼性
システムはもちろん補助金申請についての説明や質疑応答に対応できる
機能性
大手のシステムであり、導入実績が多く機能性が高い
導入による効果
残業時間の月20時間削減を実現、大幅な時間短縮に
事務処理が格段に楽になりました。自分が主体的に勤怠の管理を行っていたところ、システムを用いて職員が主体的に管理を行ってくれるようになったことで、業務の分散ができるようになった為、給与の計算に割いていた時間が多く削減されました。
具体的には、勤怠給与計算の業務に、以前は職員3人体制でおよそ2週間かかっていたところ、勤怠システム導入後は、職員１人体制で3日程度の時間で行うことができるようになりました。
残業時間についても月およそ20時間の削減に繋がり、忙しい決算期にも給与計算に多くの時間を割かれることがなくなりました。
また、勤怠と併せて連携可能な給与のシステム（給与大臣※応研株式会社）も導入しましたが、明細を1枚ずつ封筒に閉じて配賦していたところ、電子化したことでボタン一つで配布が可能になりました。
システム定着化への不安
システムの定着化について、勤務形態などをシステムに合わせていくのは大変でしたが、オプションでシステムの利用方法の指導を追加したことで、完全な定着化まで1年間のサポートがあり、十分に適応ができました。
クロノスPerformanceってどんなシステム？
クロノス社の最新就業管理システムで、簡単な設定だけでも多彩な規模・業種のお客様に使用していただくことが可能です。
タイムレコーダーの打刻データと勤務シフトに従い、必要な情報を自動で算出できます。
「残業防止アラート機能」や「勤務間インターバル制度対応」など、ユーザー様の健康をサポートし、企業のリスクを低減する機能も豊富にございます。
他社給与ソフト等と連携して使用することも可能です。
詳しくは以下クロノス社HPをご参照ください。
https://www.xronos-inc.co.jp/
